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NGO与企业沟通百问手册——第二章 基础版 沟通交流篇-行业报告 ...

2015-8-27 07:49| 发布者: admin| 查看: 4289| 评论: 0|原作者: 中国发展简报

摘要: 33、寻找合作伙伴需要怎样的心态?草根NGO寻找潜在的企业合作,犹如单身男女找对象、相亲,首先要有一个积极的心态,走出“屋门”尝试更多的认识机会,无论是请朋友介绍、媒人牵线还是电视征婚,反正是要把自己嫁出 ...

       作为NGO人,四处找资源支持、拉资金赞助、承担项目是日常面对的工作,而到处碰壁、屡遭拒绝也不是什么稀罕事儿,为了在与企业打交道的过程中,受到关注并赢得合作机会,高效顺畅的沟通交流如同桥梁一样至关重要,所以与合作对象逐渐建立培养有效的谈话机制及语境,对于寻求机会洽谈合作非常重要。这里提供一些经验之谈也许会对小白有所帮助。

 

 

       33、寻找合作伙伴需要怎样的心态?

       草根NGO寻找潜在的企业合作,犹如单身男女找对象、相亲,首先要有一个积极的心态,走出“屋门”尝试更多的认识机会,无论是请朋友介绍、媒人牵线还是电视征婚,反正是要把自己嫁出去或者把别人娶进来,而不是宅在家中自怨自艾。

 


       34、寻找合作伙伴可借鉴相亲的哪些途径?

       当小白苦于没有“路子”找到企业时,可以借鉴相亲的8条途径:1)毛遂自荐;2)让朋友帮你留意和介绍;3)请同行帮助留意适合的机会介绍见面;4)公开“征婚”也是获得“交往机会”的重要途径;5)参加各种论坛、会议及活动;6)借助媒体资源,通过媒体人介绍或者广而告之;7)找专门的交往机构和“媒婆”帮忙;8)近水楼台先得月(就近原则),就所在熟悉的活动半径内寻觅物色。

 


       35、怎样毛遂自荐?

       从企业网站或宣传册子上直接找到联系方式,如电话、邮箱、微信二维码。一般留的电话是该公司的总机,可以通过接线员找到其CSR或公关部门的相关负责人。在电话或邮件中说明意图,以期合作。这样做需要一定破冰的果敢。

 


       36、如何求助朋友和同行留意和介绍?

       犹如在朋友的圈子里和NGO圈子里的同行“播撒”自己决定找对象的消息,清楚地告诉大家要做一个什么样的项目,需要哪种帮助和合作,这样的项目有何意义,以及需要怎样的心仪合作伙伴,请朋友帮你张罗“相亲”,有合适的就“介绍你们见面”,平时要注意扩大交往圈子,多交朋友,多沟通。

 


       37、怎样公开“征婚”获得机会?

       如同江苏卫视的《非诚勿扰》节目,这是要撒开大网愿者上钩。草根组织可以设立网站、开微博和推送公众微信,以一种公开“征婚”的态度,得到更多关注。

 


       38、如何在各种论坛、会议及活动中寻找机会?

       一般来讲,一些大小型的会议、峰会、研讨会等活动,会汇聚某个领域的专家、学者和企业家。主题发言人都有相关的报告或发言,可谓观点、思想大放送,这对于小白是个绝佳的学习机会,更可以在当时的环境下面对面认识,并且得到企业CSR相关负责人(大C)的联系方式,便于以后深入交流。

 


       39、怎样借助媒体资源?

       平时争取各种媒体曝光机会,扩大这种“征婚”效果。而通过“征婚”式的努力“牵手”企业和草根NGO也很常见。

       随着科技的发展,小白可借助通讯设备,通过微信平台,结识很多新朋友。时下还流行进入各种微信群,以扩大朋友圈子,共享资源。

 


       40、如何借助NGO“媒婆”帮忙?

       在公益行业里,有的机构有一些“媒婆”功能。“相亲者”去“媒婆”那里挂个号,需要的话填张表格,为“牵手”积极努力。有些媒婆或婚介的表格其实不好填,要求提供很多很详细的个人资料。很多专业的NGO资源介绍机构也有一套复杂的手续要办,像赠予亚洲(Give2Asia)这样的国际组织,有很多文件要去交。但是在这样的环节花的功夫绝对不会白费,一方面把自己的详尽资料在这种平台上挂了号,有适合的资源帮助就会主动上门来;另一方面通过填写和递交这些文件,“相亲者”的组织或项目还有哪些没有明确的细节就会非常清晰地展现出来。

 


       41、如何找到有交集的合作伙伴?

       “你想找个什么样的?”这是单身朋友常遇到的问题。而“公益相亲”会遇到同样的思考。因此,小白与潜在企业交流时,首先要掂量好自身的状况,明确“相亲标准”——到底打算找个什么样的适合自己的清楚,而不是由对方的条件来做决定,也就是说机构要做的项目与企业CSR的范畴是否有交集,否则会很盲目、无果而终。

       例如,一企业与NGO合作的目标主要是希望能够支持其所在社区的发展,并树立和提升企业的品牌形象。小白便可从中找到双方的共同点——支持社区的发展。所以如果公益组织想要从企业那里得到更多支持,可能更要先着眼于双方共同关注的社会问题、人群需求等。否则,将很难在合作目标上达成共识。

 


       42、沟通为何是关键?

       在建立企业与NGO的战略联盟过程中,沟通最为关键。合作通常以个人热情或个人关系开始,在中国,这种情况可能尤为明显。有效而连贯的沟通能保证良好的合作关系。如果小白能够成为一名出色的公关活动家,通常也是未来成就NGO领导人的重要特征之一。

 


       43、初次留下好印象为何非常重要?

       当下,随处可见的公益沙龙与会议活动为小白面对面接触大C创造了越来越多的机会。无论是熟人介绍还是毛遂自荐,交流的第一印象非常重要,处理不当很容易导致不成功的结果。可见,公益组织与企业的实际接触其实是从人与人的邂逅和交流开始的,无论是大机构的项目官员还是草根组织的负责人,双方的专业素养、气质风格、心理状态乃至时机的把控,甚至彼此的眼缘都会对双方进一步合作产生影响。

 


       44、占用会场提问时间为己用有何不妥?

       在公开场合,特别是在一些研讨会或峰会上,小白要谨言行事,不至于出现被“秒杀”或“见光死”的情况。

       利用向企业嘉宾提问的机会详细推荐自己的机构和项目,占用大家的提问时间是非常不恰当的行为。一方面浪费了充分发掘企业经验和建议的时间;另一方面也占用了别的机构公平交流的机会。同时,也向企业暴露了急功近利的心态,基本断送了今后与其合作的机会。

 


       45、“霸占”嘉宾所有茶歇时间有何不妥?

       通常表现为过于投入与企业嘉宾的场下交流与互动,比如不经意间用身体或滔滔不绝的谈话阻碍嘉宾与别人接触的机会。给对方的感觉是由于“你的出现”造成了他和别人“失去交流的机会”。而过于密集的信息量也会让你的听众无法理解消化甚至变得不耐烦。

 


       46、抬杠式交流方式有何负面影响?

       热衷于辩论和挑战嘉宾,并推出自己“正确”的观点或理念,即使嘉宾的发言内容或立场没有触及“非白即黑”或底线问题的范畴时。比如,“我不同意你说的……;你们的真实意图其实就是……”这会遭到嘉宾本人,以及会场中很多人的反感,这种抬杠式的交流方式等同于直接拉开你与周围人的距离。

 


       47、如何让话语更具吸引力?

       一般会议期间都会有问答环节,即Q&A时间。会议主题发言人演讲完毕,或者大会主要内容告一段落,会留有10~20分钟的提问时间,这时候,如果小白能够勇敢地举手,向会议代表抛出一个好问题,会引起全场关注。别忘了,在提问之前报出自己所在的NGO名称,然后,针对企业分享内容言简意赅提出一些有建设性的意见或启发性的问题,既可以引发企业更多的交流意愿,也能给企业留下良好专业素养的印象。

 


       48、如何提出相对不错的问题?

       好的问题,一定是经过思考的。一经提出,会引起在场很多人的兴趣,并期待聆听发言人的答案;而发言人也会一下子被问题激发,直抒胸臆、畅所欲言。

       对于没有太多阅历和积淀的小白来说,必须做好会前的准备工作。在拿到会议邀请函及日程时,找到企业代表发言的题目,然后上网或查阅资料充分了解该题目所涉及领域的主要趋势动态;了解这家企业,包括浏览其相关新闻报道、企业活动等信息;若有这位代表曾经的发言或者采访报道,就更需多加留意。

       一番了解之后,多问几个为什么,自然会产生一些问题,可请老王对这些问题把关,滤掉一些基础、无深度的想法。问题的角度可以尖锐、有创意或深刻等。

 


       49、提问切忌什么?

       忌冗长拉杂,语句啰嗦,最好简明扼要、提纲挈领。感觉一时掌握不好,可以事先用笔在纸上把问题逻辑梳理好、语句组织好,再和盘提出。

 


       50、如何把握机会与对方建立联系?

       首先,当企业代表发言完毕,希望进一步交流的听众会将其围拢,索要名片或联系方式。这时小白最好参与其中,交换到企业发言人的联系方式。

       一般来说,很多大型会议都会出一个有关所有参会代表的通讯册,其中包括各位嘉宾的资历介绍及联系方式,这个小白一定要收藏好,以备日后查阅。

       此外,利用茶歇、午餐或冷餐酒会的时间,小白要像蜜蜂一样穿梭在人群之中,尽可能多的与其中的企业家认识、交换名片。建议用简洁明快的方式与对方交换联络信息,让对方知道自己是做什么的,并留存一定印象即可。

 


       51、如何给大C留下好印象?

       需要提示的是,如果小白只是做到与企业代表交换名片,并没有什么交流,那么也许日后的联系恐怕也仅限于此了,所以下面给小白的挑战是要在初次交流时说什么,这就是小白有待提升的内容。交流的是想法、观点、思想,也可以是一个问题,总之要给对方初步较好的印象,为以后合作铺垫。

       另外,在交谈中,甚至可以根据对方的需求和兴趣向其介绍一些其他机构的公益伙伴,这种做法非但不会把你的潜在企业伙伴“拱手送人”,反而会增强对方对你的感谢和认可。这些小细节都是基本的商务或生活社交礼仪,只要稍加注意就会产生非常不同的效果。

 


       52、如何引起大C的兴趣进行深层沟通?

       企业如何选择其CSR的方向,包括遴选合作伙伴,斟酌项目时,其最根本的出发点是从自身的企业文化出发的,包括其主要业务。如有的企业是做营养健康方面的产品,它会去扶持一些可能跟地区营养相关的项目。

       因此,想要引起大C的兴趣,小白就要“投其所好”,也就是要领会企业的CSR行为是与其企业文化紧密相关的,那就要从这个层面找寻话题切入,深层沟通。

 


       53、仅在交换名片一面之缘上如何跟进联络?

       交换名片之后,三天之内务必打电话跟进联络,再进一步深入沟通,否则对方是个大忙人,会渐渐淡忘第一次见面的印象,消退初次相识的热度。

       在通话之前,在纸上罗列好需要谈的几个要点,以免遗漏了关键问题。交谈时先提及初次见面时在哪个会议或活动上,报出自己所在NGO及自己的姓名,当对方表示有印象后,说明意向,若对方有兴趣,可以把相关资料通过邮件或邮寄递送。

 


       54、发邮件需注意些什么?

       发邮件时,一定不要忽略或不写主题是什么,这样不会引起收件人的关注,也许使邮件淹没在大量信件的邮箱之中;最好遵照基本的书写格式写信,如开头要有尊称,结尾要有礼貌的谢词或祝愿,否则会给人突兀或不尊重之感;若是外企,有必要的话要附上英文函,切忌单词不要拼错和语句不通顺,有失专业水准,可先用Word文档修正一下拼写或语法错误;注意不要用“亲”、“么么哒”等网络用语,更不要写错别字,如认识你“灰常”高兴,听你的话真是“涨姿势”等。发送之前,要多通读几遍,别出现语句硬伤,校正好,再发送。曾有刚毕业的大学生潦草马虎地发了一份有关合作意向函的传真,几十个字里面错了三个字。结果,对方的回应如石沉大海、杳无音信。

       语言是思想的外衣。总之,最好别在邮件里显露出青涩、稚嫩,更不要给人不专业、不靠谱的印象。

 


       55、如何写出较规范的电子邮件?

       在使用电子邮件对外进行联络时,应当遵守一定的礼义规范,以便顺利的进行对外联络。

       撰写邮件有三种方式:写邮件、回复邮件、转发邮件。三种方式各有所长,但在撰写格式方面都一致分为四点:收件人,抄送,主题(标题),内容。

       1、收件人

       传送电子讯息之前,确认收信对象是否正确,以免造成不必要的困扰。

       2、抄送

       在必要和确定的情况下,抄送给相应需要知道进展情况的人员。

       3、主题

       电子邮件一定要注明主题,因为有许多网络使用者是以主题来决定是否继续详读信件的内容。此外,主题要明确、精练与内容相关,表达出对方需要了解的信息,而且可以区分对同一事物的不同信息。让人一望即知,以便对方快速了解与记忆。

       4、内容

       在线沟通讲求时效,所以电子邮件的内容力求简明扼要,并求沟通效益。一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等,在邮件里都可以省略。但称呼、正文、结束、落款/签名这四点要尽量完整。

       1)称呼

       a.如果有收件人的姓名的话,可以让对方感觉更加友好。

       b.若知道对方的性别可以用:**先生、**小姐、**女士。

       c.如果知道对方的身份可以用:**总经理、**经理、**董事长、×总、×董、×经理。

       2)正文

       正文做到主题明确,语言流畅,内容简洁。在撰写正文时还应注意以下几点,以示礼貌和尊重,以免造成不必要的困扰。

       a.在撰写英文信函时,只对一两个词进行大写以示强调,全篇都用大写是不礼貌的。在撰写中文的时候,只对部分以示强调的词采用加粗等方式。

       b.不要在信件中发泄不满,应面对面的解决。

       c.回复信件时,有必要加上部分的原文,以方便对方了解回信内容。

       d.若摘录的原文很长,应先把回复内容放到前面,原文内容在后。

       e.在收件人明白其意时,才可使用俚语或缩写。

       f.如果有附件,应该在正文处说明附件的内容和用途。

       3)结束

       a.如果可提供好的选择,应在结尾处提出。如请您考虑,有任何需要咨询,请电话或Email联系我。

       b.最好的结尾要着眼未来,如希望我们能够达成合作。

       c.结尾应显示诚恳,如感谢您抽空洽谈。

       4)落款/签名

       在邮件中应该有落款/签名,以示身份。如您好!附件是**********,请查收。注明发件人的姓名及日期。

       此外,要把自己的名字、职位、机构名称、通讯方式、地址等附在最后,相当于电子名片,方便对方联络。


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